INFORMACJA O WARUNKACH WNOSZENIA PISM ZA POMOCĄ ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
INFORMACJA O WARUNKACH WNOSZENIA PISM ZA POMOCĄ ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
Od dnia 01.01.2026 r. ePUAP przestaje być dopuszczalnym kanałem doręczeń w sprawach KPA i ordynacji podatkowej
1. System e-Doręczeń – nowy podstawowy kanał od 01.01.2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. podstawowym i domyślnym kanałem komunikacji elektronicznej między organem administracji publicznej a stroną postępowania jest system e-Doręczeń (adres do doręczeń elektronicznych). Korzystanie z platformy ePUAP jako skutecznego kanału ulega ograniczeniom – pisma wysłane za jej pośrednictwem mogą nie wywoływać skutków prawnych w postępowaniu przed organem, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) utrwalone w postaci elektronicznej powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym wnoszącego podanie. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres Urzędu Miejskiego w Kluczborku do doręczeń elektronicznych (ADE) AE:PL-48771-87851-VGEHR-18 albo za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu (jeżeli przepisy szczególne tak stanowią).
elektroniczna skrzynka podawcza organu ePUAP: /7646mtsjeh/SkrytkaESP
WAŻNE! Od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się zasady elektronicznej komunikacji między mieszkańcami a administracją publiczną.
2. Kończy się okres przejściowy, a platforma ePUAP przestaje być dopuszczalnym kanałem doręczeń w wielu postępowaniach administracyjnych. Od nowego roku podstawowym środkiem doręczeń staje się system e-Doręczeń.
Pamiętać należy, iż doręczenie korespondencji nadanej przez osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, do podmiotu publicznego posiadającego elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP, w ramach usługi udostępnianej w ePUAP, było równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego tylko do dnia 31 grudnia 2025 r.
Kiedy urząd może uznać pismo wniesione przez ePUAP?
Skrzynka ePUAP nie jest już „adresem do doręczeń elektronicznych” wskazanym w przepisach KPA i ordynacji podatkowej. Co do zasady przesłanie pisma przez ePUAP będzie traktowane analogicznie do wysłania go zwykłą pocztą elektroniczną (e-mail).
Urząd może przyjąć pismo przez ePUAP od podmiotu niepublicznego, jeżeli sprawa:
• nie jest prowadzona w trybie KPA, ordynacji podatkowej lub przepisów szczególnych wymagających e-Doręczeń,
• dotyczy kategorii pism dopuszczalnych w komunikacji ePUAP, np. informacji publicznej, petycji, skarg i wniosków.
Kiedy pismo złożone przez ePUAP nie może być uznane za skuteczne
Urząd nie może uznać za skuteczne pism wniesionych przez mieszkańców przez ePUAP, jeśli dotyczą one spraw prowadzonych:
• w trybie KPA,
• na podstawie ordynacji podatkowej,
• zgodnie z przepisami szczególnymi wymagającymi tzw. „adresu do doręczeń elektronicznych”.
Kiedy urząd może skutecznie przyjąć korespondencję z ePUAP?
ePUAP nadal będzie dopuszczalnym kanałem korespondencyjnym w sprawach niewymagających doręczeń w trybie KPA lub ordynacji podatkowej, na przykład:
• udostępnienie informacji publicznej,
• skargi, wnioski i petycje (tzw. postępowanie uproszczone),
• sprawy prowadzone na zasadach ogólnych, w których przepisy dopuszczają komunikację elektroniczną lub nie precyzują formy doręczenia.
Od 1 stycznia 2026 r. nie obowiązuje już tak zwana „fikcja doręczenia” przez ePUAP. Doręczenie staje się skuteczne tylko wtedy, gdy adresat odbierze pismo w ciągu 14 dni od powiadomienia. Brak odbioru oznacza brak doręczenia.
3. Zmiana przepisów oznacza, że:
• ePUAP pozostanie narzędziem pomocniczym, ale tylko w ograniczonym zakresie,
• podstawowym kanałem doręczeń urzędowych stanie się system e-Doręczeń,
Dlatego:
Należy pamiętać, że od dnia 1 stycznia 2026 r. wiele pism kierowanych przez mieszkańców ePUAP-em stanie się prawnie nieskutecznych, dlatego konieczna będzie inna forma złożenia dokumentów.
ISTOTNA INFORMACJA O WPISIE ADRESU DO DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH DO BAZY ADRESÓW ELEKTRONICZNYCH
1. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest dobrowolny w stosunku do osób fizycznych, a w konsekwencji istnieje możliwość rezygnacji z ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w tej bazie.
2. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres.
3. Wpis do BAE wywołuje skutki prawne od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki doręczeń.
4. Wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej (chyba, że zastrzega to przepis szczególny).
5. Wpis do BAE stanowi czynność materialno-techniczną, a więc w sprawie nie jest wydawany żaden akt administracyjny, np. decyzja.
6. Domniemywa się, że dane wpisane do BAE są prawdziwe.
7. Domniemanie, o którym mowa powyżej, można podważyć, jeśli zostanie udowodnione, że wpis do bazy adresów elektronicznych nastąpił niezgodnie z przepisami prawa.
8. Aktualizacja danych wpisanych do BAE odbywa się co do zasady na tych samych zasadach co wpis do BAE (czyli na wniosek lub automatycznie).
Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE) AE:PL-48771-87851-VGEHR-18
Nazwa podmiotu w Bazie Adresów Elektronicznych: Urząd Miejski w Kluczborku